Laatste update: oktober 2026
Webdesigncontract
Het contract voor een volledig nieuwe website op maat, aan een vaste prijs, klaar in twee tot vier weken.
Met de formule Webdesign bouwt Cocoon Productions een nieuwe website voor je bedrijf: met teksten, beelden en pagina's die bezoekers tot een aanvraag brengen, en die Google en AI-tools zoals ChatGPT vinden.
Je betaalt één vaste prijs. Er komen geen extra uren bij: je weet vooraf wat je krijgt en wat het kost.
Verderop op deze pagina staat de volledige overeenkomst, met de verwerkersovereenkomst in de bijlage.
Heb je vooraf nog vragen? Plan dan een gesprek met Sofie.
Een nieuwe website met teksten, beelden en pagina's die bezoekers tot een aanvraag brengen, en die Google en AI-tools vinden.
Je betaalt in één keer, of 30% bij de start en 70% bij de oplevering.
- Een interactieve, moderne en professionele website
- Huisstijl en creatieve strategie
- SEO- en GEO-strategie
- Beelden, infographics, videocarrousels en andere visuele merkuitingen, volledig afgestemd op je bedrijf
- 55 tot 70 nieuwe pagina's, die je zelf kiest
- Een volledig uitgewerkt menu en een doordachte structuur
- Keuzewijzer, rekentool en AI-agent
- Leadformulieren
- Een presentatiedeck of pdf, als je dat wenst
Eerst een design system en een wireframe. Je ziet hoe je merk en je pagina's eruitzien. Pas na jouw akkoord zetten we iets online.
Een vaste prijs, zonder extra uren. Sofie controleert elke tekst voor hij online gaat. Alles wat we maken, is van jou.
Inhoud
- Partijen
- Waarover dit contract gaat
- Wat de formule bevat
- Je prijs
- Facturatie en betaling
- Levering en planning
- Wat we van jou verwachten
- Tevreden bij de oplevering
- Wat niet in dit contract zit
- Eigendom
- Persoonsgegevens en GDPR
- Algemene voorwaarden en toepasselijk recht
- Ondertekening
- Bijlage. Verwerkersovereenkomst
1. Partijen
Cocoon Productions, handelsnaam van Coconne (commanditaire vennootschap), Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, België, ondernemingsnummer BE0732.903.888, vertegenwoordigd door Sofie Callebaut of door een business developer van Cocoon Productions. Hierna "wij".
[Naam van de onderneming], [rechtsvorm], [adres], ondernemingsnummer [nummer], vertegenwoordigd door [naam en functie]. Hierna "jij" of "de klant".
2. Waarover dit contract gaat
Wij bouwen een volledig nieuwe website voor je bedrijf, aan een vaste prijs. Het contract start met je handtekening op de offerte en eindigt bij de oplevering van je website en de betaling van de laatste factuur.
De offerte die je tekent, maakt deel uit van dit contract. Zegt de offerte iets anders dan dit contract, dan geldt de offerte.
3. Wat de formule bevat
De formule Webdesign kan alles bevatten wat in de kaart bovenaan deze pagina staat. Samen met Sofie Callebaut kies je welke onderdelen je website nodig heeft. De prijs blijft dezelfde.
We maken websites in het Nederlands, het Frans en het Engels, en we leveren de teksten en de beelden zelf aan.
Wil je meer dan de formule bevat, dan maken we eerst een voorstel. We starten pas na jouw akkoord.
4. Je prijs
Je betaalt een vaste prijs van € 5.760, exclusief btw. Er komen geen extra uren bij.
De prijs in de offerte die je tekent, geldt voor jouw website. Een offerte is één maand geldig.
5. Facturatie en betaling
Je kiest op de offerte hoe je betaalt:
- in twee keer: 30% bij de start en 70% bij de oplevering;
- in één keer: bij de start.
Je betaalt elke factuur binnen 30 dagen na de factuurdatum, rechtstreeks aan Cocoon Productions.
6. Levering en planning
De opleverdatum spreek je af met Sofie Callebaut. Een website is klaar in twee tot vier weken, op voorwaarde dat je in de eerste week na de ondertekening samenzit met Sofie, ter plaatse of online, en/of Cocoon Productions alle nodige informatie bezorgt, inclusief de logingegevens van je huidige website, je domeinnaam en je hosting.
Eerst krijg je een design system: een merkstijlgids die toont hoe we kleuren, stijlen, fonts, afbeeldingen en graphics combineren. Daarna krijg je een wireframe, een pdf waarin je ziet hoe de pagina's van je website opgebouwd zijn. Pas na jouw akkoord werken we de pagina's uit, en we zetten je website pas online na jouw goedkeuring.
Je vragen over de website stel je rechtstreeks aan Sofie, via WhatsApp, telefoon of mail, zoals jij dat het liefst hebt.
7. Wat we van jou verwachten
We kunnen de planning volgen als je:
- in de eerste week na de ondertekening samenzit met Sofie, en/of ons de nodige informatie bezorgt;
- ons toegang geeft tot je huidige website, je domeinnaam en je hosting;
- het design system, het wireframe en de pagina's die we voorleggen binnen vijf werkdagen goedkeurt of opmerkingen geeft;
- je facturen op tijd betaalt.
Loopt een van deze punten vertraging op, dan schuift de opleverdatum mee op. De prijs blijft gelijk.
8. Tevreden bij de oplevering
Ben je bij de oplevering nog niet tevreden over je website, dan werken we verder tot je dat wel bent. Dat kost je niets extra.
We beloven je een website zoals in de offerte, niet een aantal aanvragen, bezoekers of een plaats in Google of AI-tools. Hoeveel aanvragen je krijgt, hangt ook af van je markt, je prijzen en je opvolging.
9. Wat niet in dit contract zit
Het technische onderhoud, de beveiliging en de back-ups van je website na de oplevering, de kosten van je hosting en domeinnaam, advertentiecampagnes en je advertentiebudget, sociale media en drukwerk. Wil je na de oplevering verder groeien met nieuwe content, mails en campagnes, dan kan dat met de formule Marketing.
10. Eigendom
Je website blijft van jou: het ontwerp, de teksten, de beelden en de toegang. Je website en je domeinnaam blijven in jouw account. Het eigendom gaat over zodra je de laatste factuur betaald hebt. Je mag alles na de oplevering blijven gebruiken en aanpassen.
Onze werkmethode, agent workflows, sjablonen en tools blijven van ons.
Bij de oplevering geven we je alle toegang terug.
11. Persoonsgegevens en GDPR
Voor alle persoonsgegevens in dit contract geldt de GDPR (Verordening (EU) 2016/679), in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en de Belgische wet van 30 juli 2018. De toezichthouder is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je klanten en websitebezoekers. Wij zijn de verwerker zolang we aan je website werken.
- Formulieren: elk formulier dat we bouwen, vraagt enkel de gegevens die nodig zijn om een aanvraag te beantwoorden, en linkt naar je privacyverklaring.
- Cookies en meting: we zetten meting enkel op met een cookiebanner waarin je bezoeker toestemming geeft of weigert.
- AI-agent: de agent meldt aan elke bezoeker dat hij met een AI-assistent praat, zoals de Europese AI-verordening (artikel 50) vraagt, en antwoordt enkel uit de antwoorden die jij goedkeurde.
De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst in de bijlage.
12. Algemene voorwaarden en toepasselijk recht
Onze algemene voorwaarden gelden voor dit contract. Zegt dit contract iets anders dan de algemene voorwaarden, dan geldt dit contract.
Op dit contract is het Belgische recht van toepassing. Bij een geschil zoeken we eerst samen een oplossing. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken bevoegd die in onze algemene voorwaarden staan.
13. Ondertekening
Je aanvaardt dit contract door de offerte te tekenen.
Bijlage. Verwerkersovereenkomst
Deze bijlage legt vast hoe wij persoonsgegevens verwerken die we via jou ontvangen, volgens artikel 28 van de GDPR (in het Nederlands: de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn de verwerker.
B.1 Welke gegevens en waarom. We verwerken persoonsgegevens enkel om je website te bouwen, de formulieren en, als je die kiest, de AI-agent op te zetten en te testen, en om bestaande inhoud over te zetten.
- Van wie: mensen die via je huidige website een aanvraag deden of een bestelling plaatsten, en bezoekers van je website.
- Welke gegevens: naam, mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, de inhoud van een aanvraag of chatgesprek, en gegevens over het websitebezoek zoals Google Analytics die verzamelt.
- Bijzondere gegevens: we vragen en verwerken geen gegevens over gezondheid, geloof, politieke voorkeur of andere bijzondere categorieën.
B.2 Enkel op jouw instructie. We verwerken de gegevens enkel voor de doelen hierboven en volgens jouw schriftelijke instructies. We gebruiken ze nooit voor onze eigen marketing en verkopen ze niet door. Vinden we dat een instructie in strijd is met de GDPR, dan laten we het je meteen weten.
B.3 Vertrouwelijkheid. Enkel Sofie Callebaut en mensen die voor Cocoon Productions werken en een geheimhoudingsplicht hebben, krijgen toegang tot de gegevens, en enkel voor zover ze die nodig hebben.
B.4 Beveiliging. We beschermen de gegevens met passende maatregelen: accounts met tweestapsverificatie, toegang enkel voor wie ze nodig heeft, versleutelde verbindingen en opslag bij de diensten in B.5.
B.5 Subverwerkers. We werken met deze subverwerkers: Google (Analytics, Search Console, Workspace), de hosting van je website op jouw platform, en het platform van de AI-agent als je die kiest. We voegen geen nieuwe subverwerker toe zonder het je minstens dertig dagen vooraf te melden. Je kan binnen die termijn bezwaar maken. We leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze bijlage.
B.6 Doorgifte buiten de EU. Verwerkt een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat enkel met de waarborgen die de GDPR vraagt, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
B.7 Rechten van betrokkenen. Vraagt iemand inzage, correctie of verwijdering van zijn gegevens, dan helpen we je om binnen de wettelijke termijn te antwoorden. Komt zo'n vraag bij ons binnen, dan sturen we die binnen twee werkdagen naar jou door.
B.8 Datalekken. Stellen we een datalek vast, dan melden we het je zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur, met wat we weten over de aard, de gevolgen en de maatregelen die we nemen. Zo kan jij binnen 72 uur melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit als dat nodig is.
B.9 Hulp bij je verplichtingen. We geven je de informatie die je nodig hebt om aan te tonen dat je de GDPR naleeft, en we helpen je bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als die nodig is. Je mag ons daarover vragen stellen of, na een melding van dertig dagen, een controle laten uitvoeren.
B.10 Einde. Bij de oplevering verwijderen we alle persoonsgegevens die we van jou ontvingen, tenzij een wet ons verplicht ze langer te bewaren. Op jouw vraag bevestigen we de verwijdering schriftelijk.
Un nouveau site web avec des textes, des images et des pages qui amènent les visiteurs à faire une demande, et que Google et les outils d'IA trouvent.
Vous payez en une fois, ou 30 % au démarrage et 70 % à la livraison.
- Un site web interactif, moderne et professionnel
- Identité visuelle et stratégie créative
- Stratégie SEO et GEO
- Images, infographies, carrousels vidéo et autres supports visuels de marque, entièrement adaptés à votre entreprise
- 55 à 70 nouvelles pages, que vous choisissez vous-même
- Un menu complet et une structure réfléchie
- Guide de choix, outil de calcul et agent IA
- Formulaires de demande pour vos prospects
- Un deck de présentation ou un PDF, si vous le souhaitez
D'abord un design system et un wireframe. Vous voyez à quoi ressemblent votre marque et vos pages. Nous ne mettons rien en ligne avant votre accord.
Un prix fixe, sans heures supplémentaires. Sofie vérifie chaque texte avant sa mise en ligne. Tout ce que nous créons est à vous.
Sommaire
- Parties
- Ce que couvre ce contrat
- Ce que comprend la formule
- Votre prix
- Facturation et paiement
- Livraison et planning
- Ce que nous attendons de vous
- Satisfait à la livraison
- Ce que ce contrat ne comprend pas
- Propriété
- Données personnelles et RGPD
- Conditions générales et droit applicable
- Signature
- Annexe. Contrat de sous-traitance (article 28 RGPD)
1. Parties
Cocoon Productions, nom commercial de Coconne SComm (société en commandite), Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgique, numéro d'entreprise BE0732.903.888, représentée par Sofie Callebaut ou par un business developer de Cocoon Productions. Ci-après « nous ».
[Nom de l'entreprise], [forme juridique], [adresse], numéro d'entreprise [numéro], représentée par [nom et fonction]. Ci-après « vous » ou « le client ».
2. Ce que couvre ce contrat
Nous construisons un site web entièrement nouveau pour votre entreprise, à prix fixe. Le contrat commence quand vous signez le devis. Il se termine à la livraison de votre site web et au paiement de la dernière facture.
Le devis que vous signez fait partie de ce contrat. Si le devis dit autre chose que ce contrat, c'est le devis qui s'applique.
3. Ce que comprend la formule
La formule Webdesign peut comprendre tout ce qui figure dans la carte en haut de cette page. Avec Sofie Callebaut, vous choisissez les éléments dont votre site web a besoin. Le prix reste le même.
Nous créons des sites web en néerlandais, en français et en anglais. Nous fournissons nous-mêmes les textes et les images.
Si vous voulez plus que ce que comprend la formule, nous vous faisons d'abord une proposition. Nous ne commençons qu'après votre accord.
4. Votre prix
Vous payez un prix fixe de 5 760 € hors TVA. Nous n'ajoutons pas d'heures supplémentaires.
Le prix du devis que vous signez s'applique à votre site web. Un devis est valable un mois.
5. Facturation et paiement
Vous choisissez sur le devis comment vous payez :
- en deux fois : 30 % au démarrage et 70 % à la livraison ;
- en une fois : au démarrage.
Vous payez chaque facture dans les 30 jours qui suivent la date de la facture, directement à Cocoon Productions.
6. Livraison et planning
Vous fixez la date de livraison avec Sofie Callebaut. Un site web est prêt en deux à quatre semaines, à une condition. Dans la première semaine après la signature, vous rencontrez Sofie, sur place ou en ligne, et/ou vous transmettez à Cocoon Productions toutes les informations nécessaires, y compris les identifiants de votre site web actuel, de votre nom de domaine et de votre hébergement.
Vous recevez d'abord un design system : un guide de style de marque qui montre comment nous combinons les couleurs, les styles, les polices, les images et les graphiques. Ensuite, vous recevez un wireframe : un PDF qui vous montre comment nous construisons les pages de votre site web. Nous ne développons les pages qu'après votre accord. Nous ne mettons votre site web en ligne qu'après votre validation.
Vous posez vos questions sur le site web directement à Sofie, par WhatsApp, par téléphone ou par mail, comme vous le préférez.
7. Ce que nous attendons de vous
Nous pouvons respecter le planning si vous :
- rencontrez Sofie dans la première semaine après la signature, et/ou nous transmettez les informations nécessaires ;
- nous donnez accès à votre site web actuel, à votre nom de domaine et à votre hébergement ;
- validez le design system, le wireframe et les pages que nous vous présentons, ou nous donnez vos remarques, dans les cinq jours ouvrables ;
- payez vos factures à temps.
Si l'un de ces points prend du retard, la date de livraison se décale d'autant. Le prix reste le même.
8. Satisfait à la livraison
Si vous n'êtes pas encore satisfait de votre site web à la livraison, nous continuons à travailler jusqu'à ce que vous le soyez. Cela ne vous coûte rien de plus.
Nous vous promettons un site web conforme au devis. Nous ne promettons pas un nombre de demandes ou de visiteurs, ni une position dans Google ou dans les outils d'IA. Le nombre de demandes que vous recevez dépend aussi de votre marché, de vos prix et de votre suivi.
9. Ce que ce contrat ne comprend pas
La maintenance technique, la sécurité et les sauvegardes de votre site web après la livraison, les frais de votre hébergement et de votre nom de domaine, les campagnes publicitaires et votre budget publicitaire, les réseaux sociaux et les imprimés. Vous voulez continuer à grandir après la livraison avec du nouveau contenu, des mails et des campagnes ? C'est possible avec la formule Marketing.
10. Propriété
Votre site web reste à vous : le design, les textes, les images et les accès. Votre site web et votre nom de domaine restent dans votre compte. La propriété vous revient dès que vous avez payé la dernière facture. Après la livraison, vous pouvez tout continuer à utiliser et à modifier.
Notre méthode de travail, nos agent workflows, nos modèles et nos outils restent à nous.
À la livraison, nous vous rendons tous les accès.
11. Données personnelles et RGPD
Le RGPD (règlement (UE) 2016/679, le règlement général sur la protection des données) et la loi belge du 30 juillet 2018 s'appliquent à toutes les données personnelles de ce contrat. L'autorité de contrôle est l'Autorité de protection des données (APD).
Vous êtes le responsable du traitement pour les données de vos clients et des visiteurs de votre site web. Nous sommes le sous-traitant tant que nous travaillons sur votre site web.
- Formulaires : chaque formulaire que nous construisons demande uniquement les données nécessaires pour répondre à une demande, et renvoie vers votre politique de confidentialité.
- Cookies et mesure d'audience : nous installons la mesure d'audience uniquement avec une bannière cookies, où votre visiteur donne ou refuse son consentement.
- Agent IA : l'agent dit à chaque visiteur qu'il parle avec un assistant IA, comme le demande le règlement européen sur l'IA (article 50). Il répond uniquement à partir des réponses que vous avez validées.
Les accords à ce sujet figurent dans le contrat de sous-traitance (article 28 RGPD) en annexe.
12. Conditions générales et droit applicable
Nos conditions générales s'appliquent à ce contrat. Si ce contrat dit autre chose que les conditions générales, c'est ce contrat qui s'applique.
Le droit belge s'applique à ce contrat. En cas de litige, nous cherchons d'abord une solution ensemble. Si nous n'y arrivons pas, les tribunaux indiqués dans nos conditions générales sont compétents.
13. Signature
Vous acceptez ce contrat en signant le devis.
Annexe. Contrat de sous-traitance (article 28 RGPD)
Cette annexe fixe comment nous traitons les données personnelles que nous recevons par votre intermédiaire, selon l'article 28 du RGPD (le règlement général sur la protection des données) et la loi belge du 30 juillet 2018. Vous êtes le responsable du traitement, nous sommes le sous-traitant.
B.1 Quelles données et pourquoi. Nous traitons des données personnelles uniquement pour construire votre site web, pour installer et tester les formulaires et, si vous le choisissez, l'agent IA, et pour transférer le contenu existant.
- De qui : les personnes qui ont fait une demande ou passé une commande via votre site web actuel, et les visiteurs de votre site web.
- Quelles données : nom, adresse mail, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, contenu d'une demande ou d'une conversation de chat, et données sur la visite du site web telles que Google Analytics les collecte.
- Catégories particulières de données : nous ne demandons et ne traitons aucune donnée sur la santé, les convictions religieuses, les opinions politiques ou d'autres catégories particulières.
B.2 Uniquement sur vos instructions. Nous traitons les données uniquement pour les finalités ci-dessus et selon vos instructions écrites. Nous ne les utilisons jamais pour notre propre marketing et nous ne les revendons pas. Si nous estimons qu'une instruction est contraire au RGPD, nous vous le disons tout de suite.
B.3 Confidentialité. Seuls Sofie Callebaut et les personnes qui travaillent pour Cocoon Productions et sont tenues au secret ont accès aux données, et uniquement dans la mesure où elles en ont besoin.
B.4 Sécurité. Nous protégeons les données avec des mesures appropriées : comptes avec authentification à deux facteurs, accès uniquement pour les personnes qui en ont besoin, connexions chiffrées et stockage chez les services cités en B.5.
B.5 Sous-traitants ultérieurs. Nous travaillons avec ces sous-traitants ultérieurs : Google (Analytics, Search Console, Workspace), l'hébergement de votre site web sur votre plateforme, et la plateforme de l'agent IA si vous le choisissez. Nous n'ajoutons aucun nouveau sous-traitant ultérieur sans vous prévenir au moins trente jours à l'avance. Vous pouvez vous y opposer dans ce délai. Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que dans cette annexe.
B.6 Transferts hors de l'UE. Si un sous-traitant ultérieur traite des données en dehors de l'Espace économique européen, il le fait uniquement avec les garanties que demande le RGPD, comme le cadre de protection des données UE-États-Unis ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
B.7 Droits des personnes concernées. Si une personne demande l'accès à ses données, leur rectification ou leur effacement, nous vous aidons à répondre dans le délai légal. Si une telle demande nous arrive, nous vous la transmettons dans les deux jours ouvrables.
B.8 Violations de données. Si nous constatons une violation de données, nous vous la signalons sans retard injustifié et au plus tard dans les 48 heures. Nous vous disons ce que nous savons de sa nature, de ses conséquences et des mesures que nous prenons. Vous pouvez ainsi la notifier à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures si c'est nécessaire.
B.9 Aide pour vos obligations. Nous vous donnons les informations dont vous avez besoin pour démontrer que vous respectez le RGPD. Nous vous aidons aussi pour une analyse d'impact relative à la protection des données si elle est nécessaire. Vous pouvez nous poser des questions à ce sujet ou, avec un préavis de trente jours, faire réaliser un audit.
B.10 Fin. À la livraison, nous supprimons toutes les données personnelles que nous avons reçues de vous, sauf si une loi nous oblige à les conserver plus longtemps. À votre demande, nous confirmons la suppression par écrit.
A new website with copy, images and pages that lead visitors to send an enquiry, and that Google and AI tools can find.
You pay in one go, or 30% at the start and 70% on delivery.
- An interactive, modern and professional website
- Brand identity and creative strategy
- SEO and GEO strategy
- Images, infographics, video carousels and other visual brand assets, fully tailored to your business
- 55 to 70 new pages, which you choose yourself
- A fully worked-out menu and a well-planned structure
- Choice guide, calculator and AI agent
- Lead forms
- A presentation deck or PDF, if you'd like one
First a design system and a wireframe. You see what your brand and your pages look like. We don't put anything online until you agree.
A fixed price, with no extra hours. Sofie checks every text before it goes online. Everything we make is yours.
Contents
- Parties
- What this contract covers
- What the package includes
- Your price
- Invoicing and payment
- Delivery and timing
- What we expect from you
- Happy on delivery
- What this contract doesn't include
- Ownership
- Personal data and GDPR
- General terms and conditions and applicable law
- Signing
- Annex. Data processing agreement (Article 28 GDPR)
1. Parties
Cocoon Productions, trade name of Coconne CommV (limited partnership), Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgium, enterprise number BE0732.903.888, represented by Sofie Callebaut or by a business developer of Cocoon Productions. Referred to as "we".
[Company name], [legal form], [address], enterprise number [number], represented by [name and job title]. Referred to as "you" or "the client".
2. What this contract covers
We build a completely new website for your business, at a fixed price. The contract starts when you sign the quote. It ends when we deliver your website and you pay the last invoice.
The quote you sign is part of this contract. If the quote says something different from this contract, the quote applies.
3. What the package includes
The Web design package can include everything in the card at the top of this page. Together with Sofie Callebaut, you choose which parts your website needs. The price stays the same.
We build websites in Dutch, French and English. We supply the copy and the images ourselves.
If you want more than the package includes, we'll make you a proposal first. We only start once you agree.
4. Your price
You pay a fixed price of €5,760 excl. VAT. We don't add extra hours.
The price in the quote you sign applies to your website. A quote is valid for one month.
5. Invoicing and payment
You choose on the quote how you pay:
- in two parts: 30% at the start and 70% on delivery;
- in one go: at the start.
You pay each invoice within 30 days of the invoice date, directly to Cocoon Productions.
6. Delivery and timing
You agree the delivery date with Sofie Callebaut. A website is ready in two to four weeks, on one condition. In the first week after signing, you meet with Sofie, on site or online, and/or you give Cocoon Productions all the information we need, including the login details for your current website, your domain name and your hosting.
First, you get a design system: a brand style guide that shows how we combine colours, styles, fonts, images and graphics. Then you get a wireframe: a PDF that shows how we lay out the pages of your website. We only build out the pages once you agree. We only put your website online once you approve it.
You send your questions about the website straight to Sofie, by WhatsApp, phone or email, whichever you prefer.
7. What we expect from you
We can stick to the timing if you:
- meet with Sofie in the first week after signing, and/or give us the information we need;
- give us access to your current website, your domain name and your hosting;
- approve or comment on the design system, the wireframe and the pages we show you within five working days;
- pay your invoices on time.
If any of these points runs late, the delivery date moves back by the same amount. The price stays the same.
8. Happy on delivery
If you're not happy yet with your website on delivery, we keep working until you are. It costs you nothing extra.
We promise you a website as described in the quote. We don't promise a number of enquiries or visitors, or a ranking in Google or AI tools. How many enquiries you get also depends on your market, your prices and your follow-up.
9. What this contract doesn't include
Technical maintenance, security and backups of your website after delivery, the costs of your hosting and domain name, ad campaigns and your ad budget, social media and print. Want to keep growing after delivery with new content, emails and campaigns? You can do that with the Marketing package.
10. Ownership
Your website stays yours: the design, the copy, the images and the access. Your website and your domain name stay in your account. Ownership passes to you as soon as you've paid the last invoice. After delivery, you can keep using and changing everything.
Our working method, agent workflows, templates and tools stay ours.
On delivery, we hand all access back to you.
11. Personal data and GDPR
The GDPR (Regulation (EU) 2016/679, the General Data Protection Regulation) and the Belgian Act of 30 July 2018 apply to all personal data in this contract. The supervisory authority is the Data Protection Authority (DPA).
You're the controller for the data of your clients and website visitors. We're the processor while we work on your website.
- Forms: every form we build asks only for the data needed to answer an enquiry, and links to your privacy policy.
- Cookies and analytics: we only set up analytics with a cookie banner, where your visitor gives or refuses consent.
- AI agent: the agent tells every visitor they're talking to an AI assistant, as the EU AI Act (Article 50) requires. It only answers from the answers you've approved.
The arrangements for this are in the data processing agreement (Article 28 GDPR) in the annex.
12. General terms and conditions and applicable law
Our general terms and conditions apply to this contract. If this contract says something different from the general terms and conditions, this contract applies.
Belgian law applies to this contract. If there's a dispute, we first look for a solution together. If that doesn't work, the courts named in our general terms and conditions have jurisdiction.
13. Signing
You accept this contract by signing the quote.
Annex. Data processing agreement (Article 28 GDPR)
This annex sets out how we process the personal data we receive through you, under Article 28 of the GDPR (the General Data Protection Regulation) and the Belgian Act of 30 July 2018. You're the controller, we're the processor.
B.1 What data and why. We only process personal data to build your website, to set up and test the forms and, if you choose one, the AI agent, and to move your existing content across.
- Whose data: people who sent an enquiry or placed an order through your current website, and visitors to your website.
- What data: name, email address, phone number, company name, the content of an enquiry or chat conversation, and website visit data as Google Analytics collects it.
- Special categories of data: we don't ask for or process data about health, religion, political views or other special categories.
B.2 Only on your instructions. We only process the data for the purposes above and according to your written instructions. We never use it for our own marketing and we don't sell it on. If we think an instruction breaks the GDPR, we tell you straight away.
B.3 Confidentiality. Only Sofie Callebaut and people who work for Cocoon Productions and are bound by confidentiality get access to the data, and only as far as they need it.
B.4 Security. We protect the data with appropriate measures: accounts with two-step verification, access only for those who need it, encrypted connections and storage with the services in B.5.
B.5 Sub-processors. We work with these sub-processors: Google (Analytics, Search Console, Workspace), the hosting of your website on your platform, and the AI agent platform if you choose one. We don't add a new sub-processor without telling you at least thirty days in advance. You can object within that period. We give every sub-processor the same obligations as in this annex.
B.6 Transfers outside the EU. If a sub-processor processes data outside the European Economic Area, it only does so with the safeguards the GDPR requires, such as the EU-US Data Privacy Framework or the European Commission's standard contractual clauses.
B.7 Data subject rights. If someone asks to see, correct or delete their data, we help you reply within the legal deadline. If such a request reaches us, we forward it to you within two working days.
B.8 Data breaches. If we discover a data breach, we report it to you without undue delay and within 48 hours at the latest. We tell you what we know about its nature, its consequences and the measures we're taking. That way you can report it to the Data Protection Authority within 72 hours if needed.
B.9 Help with your obligations. We give you the information you need to show that you comply with the GDPR. We also help you with a data protection impact assessment if one is needed. You can ask us questions about this or, with thirty days' notice, have an audit carried out.
B.10 End. On delivery, we delete all personal data we received from you, unless a law requires us to keep it longer. If you ask, we confirm the deletion in writing.