Wat vraagt een intake eigenlijk van je?
Meer dan je denkt, en iets anders dan je denkt. Wie je website bouwt of beheert, heeft ongeveer dertig dingen van je nodig voor hij aan de slag kan: je marges, je doorlooptijden, de vragen die klanten je stellen, welke projecten je mag tonen, wat je juist niet wil zeggen, en welke deadlines er in je jaar zitten. Dat lijkt administratie, maar het is het niet.
Kijk namelijk naar wat voor soort informatie dat is. Je uurtarief opzoeken is een feit. Maar de vraag welke klant je voortaan wil aantrekken, of welk werk je niet meer wil doen, is geen feit maar een beslissing. En die staat niet in een map. Die neem je op het moment dat iemand ernaar vraagt, en meestal niet in de vijf minuten die je ervoor uittrekt.
Daarom voelt zo'n formulier zwaar terwijl het maar twee bladzijden telt. Ik heb het jarenlang verstuurd en me afgevraagd waarom het bleef liggen bij mensen die verder alles op tijd deden. Tot ik doorhad dat ik hen niet vroeg wat ze wisten, maar wat ze nog moesten beslissen.
Het probleem is niet je agenda
Er zit een aanname onder het gebruikelijke advies die je zelden hardop hoort. Namelijk dat jij precies weet wat je wil, en dat het alleen nog een kwestie is van het opschrijven. Als dat waar was, zou een formulier werken en zou een uur volstaan.
De cijfers hierboven zeggen iets anders. Negen op de tien opdrachtgevers verandert de opdracht nog nadat het bureau hem gekregen heeft, en dat is geen slordigheid maar de normale gang van zaken: je scherpt je gedachten pas terwijl er iets ligt om op te reageren. Een formulier vraagt je om dat proces over te slaan en meteen bij de uitkomst te beginnen.
En jij zit lastiger dan een marketingafdeling, want daar gooit iemand zo'n vraag even over de tafel. Jij bent de enige die het antwoord weet, er is niemand om het mee af te toetsen, en het gesprek erover valt tussen twee andere dingen. Dan is een lege pagina met dertig vragen erop niet lastig omdat ze lang is, maar omdat je er alleen voor zit.
Hoe ziet een intake eruit die dat wel toelaat?
Door de vraag te knippen en de vorm los te laten, en dat is uiteindelijk wat ik ben gaan doen. Eén vraag per bericht in plaats van dertig tegelijk, zodat je er twee minuten aan hebt en niet een avond. En het antwoord in de vorm die op dat moment het snelst gaat: getypt, een foto van een blad, een bestand, of ingesproken terwijl je in de auto zit. Dat laatste gebeurt vaker dan je zou denken, en die antwoorden zijn er meestal beter door.
Dat klinkt als een detail en het verandert alles aan wat het je kost. Een vraag beantwoorden die je toevallig kan beantwoorden kost je niets. Dertig vragen tegelijk krijgen waarvan je er zes niet meteen weet, kost je de hele stapel, want de zes onbeantwoorde vragen zorgen ervoor dat je het formulier wegklikt.
- Alles tegelijk, in één zitting, in één vorm.
- Je moet beslissingen nemen die je nog niet genomen hebt.
- Zes vragen die je niet meteen weet, blokkeren de andere vierentwintig.
- Je stelt het uit, en het project staat stil terwijl niemand fout zit.
- Eén vraag per bericht, over enkele weken gespreid.
- Antwoorden mag getypt, als foto, als bestand of ingesproken.
- Wat je nu niet weet, komt later terug in plaats van je op te houden.
- Je mag van gedacht veranderen, want dat gebeurt toch.
Wat als je bouwer het anders aanpakt?
Dan kan je die volgorde grotendeels zelf afdwingen, en het scheelt je meer dan je zou denken. Vraag om de intake in stukken te krijgen in plaats van in één document, en spreek af dat een onbeantwoorde vraag het werk niet stillegt. De meeste bouwers doen dat zonder morren, want zij hebben er evenveel last van als jij. Hoe je er één herkent die zo werkt vóór je tekent, staat in het artikel over een goede webbouwer vinden.
Twee dingen die je meteen makkelijker maken. Stuur wat je al hébt in plaats van wat gevraagd wordt: een oude offerte, een mail waarin je je aanpak uitlegt aan een klant, een prijslijst. Daar staat het meeste al in, alleen niet in het formaat dat het formulier vraagt. En spreek af dat je op elk antwoord mag terugkomen, want anders blijf je hangen op de vragen waar je nog niet uit bent. Welke gegevens er precies gevraagd worden en welke daarvan je vanavond al kan doorsturen, staat in wat je nodig hebt om je website te laten maken.
Wil je het bredere verhaal over welk beheermodel bij je zaak past, dan staat dat in de kopersgids over webbeheer uitbesteden. En zoek je iemand die de intake zo aanpakt, in stukjes van twee minuten en in eender welke vorm, dan is dat hoe wij websitebeheer overnemen.
Veelgestelde vragen over input aanleveren
Hoeveel tijd kost het je dan wel?
Dat is nooit gemeten, door niemand, en wie je een aantal uren noemt heeft dat zelf bedacht. Wat je wel kan afspreken is de vorm: enkele minuten per keer, over twee tot drie weken. Dan weet je waar je aan begint, ook al staat er geen totaal onder.
Kan je niet gewoon zeggen: doe maar iets?
Dat kan, en je krijgt dan een site die klopt voor een gemiddeld bedrijf in jouw sector. Alles wat jou onderscheidt, zit precies in de dingen die alleen jij weet, en dat is nu net het deel waar de intake naar vraagt.
Wat als je halverwege van gedacht verandert?
Dan doe je wat negen op de tien opdrachtgevers doen. Zorg er alleen voor dat je dat vooraf afspreekt, want een bouwer die op een vastgeklikte briefing werkt, rekent een wijziging aan als meerwerk. Waar zo'n wijziging een project daadwerkelijk doet stilvallen, en welke afspraak dat opvangt, staat in het artikel over uitlopende websiteprojecten.
- Waar het op neerkomt
- Een intake vraagt je om beslissingen, niet om feiten, en dat is waarom hij zwaar voelt.
- 90% van de opdrachtgevers verandert de opdracht nog nadat het bureau hem gekregen heeft.
- Zes vragen die je niet meteen weet, blokkeren de andere vierentwintig.
- Eén vraag per bericht en een vrije vorm halen die blokkade weg.
- Stuur wat je al hebt liggen, want daar staat het meeste al in.
