Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die niederländische Fassung maßgeblich.

Letzte Aktualisierung: Oktober 2026

Datenschutzerklärung

Bei Cocoon Productions zählt Ihr Vertrauen. Hier lesen Sie offen und klar, wie wir mit Ihren Daten umgehen.

Bei Cocoon Productions stehen Ihre Privatsphäre und Ihr Vertrauen an erster Stelle. Wir erheben nur die Daten, die wir brauchen, etwa Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und die Daten Ihrer Bestellung, wenn Sie uns kontaktieren, mit uns zusammenarbeiten oder in unserem Onlineshop etwas kaufen. Sie bezahlen sicher über Squarespace Payments: Wir sehen oder speichern Ihre Kartennummer nie. Google Analytics und Google Ads verwenden wir nur, wenn Sie sie akzeptieren. Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nie. Sie können jederzeit Auskunft über Ihre Daten verlangen oder sie ändern oder löschen lassen.

Unten lesen Sie die vollständige Datenschutzerklärung. Am Ende der Seite können Sie sie auch als PDF herunterladen.

Inhalt

  1. Wer wir sind
  2. Auf welcher Grundlage wir Ihre Daten verarbeiten
  3. Welche Daten wir erheben
  4. Zahlungen über Squarespace Payments
  5. Mit wem wir zusammenarbeiten
  6. Cookies, Analyse und Google Consent Mode v2
  7. Serverseitige Messung und Werbung
  8. E-Mails und Newsletter
  9. Bewertungen
  10. Daten außerhalb des EWR
  11. Wie lange wir Ihre Daten speichern
  12. Keine automatisierten Entscheidungen
  13. Ihre Rechte
  14. Kontakt bei Fragen zum Datenschutz

1. Wer wir sind

Cocoon Productions ist der Handelsname der Coconne CommV, Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgien, Unternehmensnummer BE 0732.903.888. Im Folgenden „wir“. Wir sind der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten in dieser Datenschutzerklärung.

Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem belgischen Gesetz vom 30. Juli 2018 und den Vorschriften über Cookies.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, warum, wie lange wir sie speichern und wie wir sie schützen, wenn Sie unsere Website besuchen, in unserem Onlineshop etwas kaufen, mit uns zusammenarbeiten oder uns kontaktieren.

Erstellen wir eine Website für Sie, verarbeiten wir die Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag. Diese Vereinbarungen stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag zum Webdesign-Vertrag.

2. Auf welcher Grundlage wir Ihre Daten verarbeiten

Nach Artikel 6 DSGVO braucht jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten Ihre Daten nur auf diesen Grundlagen:

  • Bestellungen, Angebote und Aufträge: Wir benötigen Ihre Rechnungs-, Kontakt- und Lieferdaten, um eine Bestellung oder einen Auftrag auszuführen, etwa das Paket Webdesign oder den E-Commerce Conversion Agent (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • E-Mails und Newsletter: Wir senden Ihnen Marketing-E-Mails nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das Kästchen für die Anmeldung ist nie vorab angekreuzt.
  • Cookies, Analyse und Werbepixel: Diese aktivieren wir nur mit Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und die Cookie-Vorschriften). Google Analytics und Google Ads bleiben gesperrt, bis Sie sie in unserem Cookie-Banner akzeptieren.
  • Sicherheit und Betrugsprävention: Wir speichern Serverprotokolle und technische Sicherheitsdaten, um unsere Website sicher zu halten. Das ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Bewertungen: Wir prüfen anhand der Bestelldaten, ob eine Bewertung von einem echten Kunden stammt. Auch das ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Werbezielgruppen: Wir verwenden Ihre Kontaktdaten nur dann für Werbezielgruppen, wenn Sie vorher eingewilligt haben (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3. Welche Daten wir erheben

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns selbst geben, und die technischen Daten, die entstehen, wenn Sie unsere Website nutzen:

  • Identität und Unternehmen: Vorname, Nachname, Firmenname und Funktion.
  • Kontakt: E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Rechnungs- oder Lieferadresse.
  • Aufträge und Bestellungen: unsere E-Mails und Nachrichten, Fragen aus dem Vorgespräch, Projektdateien und das Paket oder das Produkt, das Sie gewählt haben.
  • Technische Daten: Google Analytics und die Webanalyse von Squarespace zeigen uns, wie unsere Website funktioniert, damit wir sie verbessern können. Sie kürzen IP-Adressen und fassen die Zahlen zusammen, sodass wir niemanden persönlich erkennen können.
  • Zahlungen: die Bestätigung Ihrer Zahlung und die Daten, die zu Ihrer Bestellung gehören.

4. Zahlungen über Squarespace Payments

Kaufen Sie in unserem Onlineshop etwas, etwa den E-Commerce Conversion Agent, bezahlen Sie sicher über Squarespace Payments.

  • Ihre Kartendaten: Squarespace Payments verarbeitet Ihre Karten- und Zahlungsdaten in einer Umgebung, die die PCI-DSS-Standards erfüllt. Wir erhalten und speichern Ihre Kartennummer nie.
  • Ihre Bestellung: Squarespace speichert Ihr Kundenprofil, Ihre Bestellung und Ihre Rechnung auf seiner Plattform, gemäß der Datenschutzerklärung von Squarespace.

5. Mit wem wir zusammenarbeiten

Nach Artikel 28 DSGVO schließen wir mit jedem Anbieter, der für uns personenbezogene Daten verarbeitet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag. So verwenden diese Anbieter Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und schützen sie.

Unsere wichtigsten Auftragsverarbeiter sind:

  • Website, Onlineshop und Hosting: Squarespace
  • Zahlungen: Squarespace Payments und Stripe
  • Analyse, Werbung und Bewertungen: Google Analytics, Google Ads (Google LLC) und Elfsight
  • Cloud: Google Cloud und die Server von Squarespace

6. Cookies, Analyse und Google Consent Mode v2

Unsere Website verwendet technische, funktionale und Analyse-Cookies. So funktioniert die Website richtig, merkt sich Ihre Einstellungen und die Zahlung bleibt sicher.

  • Google Consent Mode v2: Google Analytics und Google Ads sind standardmäßig deaktiviert. Sie starten erst, nachdem Sie sie in unserem Cookie-Banner akzeptiert haben.
  • Akzeptieren oder ablehnen: Im Cookie-Banner sind die Schaltflächen zum Akzeptieren und Ablehnen auf dem ersten Bildschirm gleich groß. Lehnen Sie Tracking-Cookies ab, funktionieren der Onlineshop und die Zahlung trotzdem normal.
  • Ihre Wahl ändern: Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern oder widerrufen, über „Cookie-Einstellungen“ unten auf unserer Website oder in Ihrem Browser.

7. Serverseitige Messung und Werbung

Senden wir Daten von unserem eigenen Server an ein Mess- oder Werbesystem, etwa die Google Ads API, tun wir das nur, wenn Sie in Marketing eingewilligt haben.

  • Werbezielgruppen: Wir verschlüsseln Ihre E-Mail-Adresse, bevor wir sie zur Ausrichtung von Werbung verwenden. Das tun wir nur, wenn Sie bei der Bestellung oder der Anmeldung vorher zugestimmt haben.
  • Formulare: Formulare auf unserer Website und in unseren Kampagnen senden Ihre Daten an die gesicherte Umgebung von Squarespace.

8. E-Mails und Newsletter

  • Doppelte Bestätigung: Melden Sie sich für unseren Newsletter an, erhalten Sie zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie darauf klicken, senden wir Ihnen Marketing-E-Mails.
  • Als Kunde: Kaufen Sie bei uns etwas, dürfen wir Ihnen E-Mails über ähnliche Produkte und über den Fortschritt Ihres Projekts senden. Das ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Ihrer Bestellung können Sie das sofort ablehnen, und jede E-Mail enthält einen Link, mit dem Sie sich mit einem Klick abmelden.

9. Bewertungen

Gemäß der Richtlinie (EU) 2019/2161 zeigen wir nur Bewertungen von echten Kunden:

  • Wir bitten nur Kunden um eine Bewertung, die tatsächlich etwas gekauft haben, und erst nachdem ihre Bestellung abgeschlossen ist.
  • Bei einer Bewertung zu einem verifizierten Kauf steht „Verifizierter Käufer“.
  • Wir prüfen anhand der Bestelldaten, ob eine Bewertung echt ist, und lehnen gefälschte Bewertungen ab.

10. Daten außerhalb des EWR

Einige unserer Auftragsverarbeiter, etwa Squarespace und Google, verarbeiten Daten auch in den Vereinigten Staaten. Das geschieht nur mit den Garantien, die die DSGVO verlangt:

  • dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework);
  • den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission;
  • Verschlüsselung bei der Übertragung und der Speicherung.

11. Wie lange wir Ihre Daten speichern

Wir speichern Ihre Daten nicht länger als nötig:

  • Bestellungen und Rechnungen: 7 Jahre, weil die belgischen Buchhaltungs- und Steuervorschriften das verlangen.
  • Anfragen, Angebote und Projektunterlagen: solange wir zusammenarbeiten, und danach bis zu drei Jahre nach unserem letzten Kontakt. Verlangen Sie früher die Löschung, löschen wir sie, außer was wir gesetzlich aufbewahren müssen.
  • Marketing und Einwilligungen: bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder bis Sie zwei Jahre lang keine E-Mail von uns geöffnet haben.

12. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen nie eine Entscheidung über Sie, die allein ein Computer oder ein KI-Tool trifft, ohne dass ein Mensch sie prüft. Wir erstellen auch keine Profile von Ihnen, die rechtliche Wirkung haben oder Sie auf andere Weise erheblich beeinträchtigen.

13. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie diese Rechte:

  • Auskunft: Sie verlangen eine Kopie aller Daten, die wir über Sie haben.
  • Berichtigung: Sie lassen falsche oder unvollständige Daten berichtigen.
  • Löschung: Sie verlangen von uns, alle Ihre Daten zu löschen, außer was wir gesetzlich aufbewahren müssen.
  • Einschränkung und Widerspruch: Sie widersprechen einer Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, etwa E-Mails an Kunden, oder Sie verlangen, dass wir eine Verarbeitung einschränken.
  • Datenübertragbarkeit: Sie verlangen, dass wir Ihre Daten an eine andere Organisation übermitteln.
  • Widerruf der Einwilligung: Sie widerrufen Ihre Einwilligung für E-Mails, Analyse oder Cookies jederzeit. Der Widerruf gilt sofort.

Möchten Sie eines dieser Rechte ausüben, schreiben Sie an sofie@cocoon.productions. Haben wir Zweifel, ob die Anfrage wirklich von Ihnen kommt, bitten wir Sie, Ihre Identität zu bestätigen.

Sind Sie der Meinung, dass wir Ihre Daten nicht korrekt verarbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit/Autorité de protection des données) einreichen, Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

14. Kontakt bei Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen zu Ihren Daten wenden Sie sich an Sofie Callebaut:

  • Verantwortlicher: Cocoon Productions, Handelsname der Coconne CommV
  • Adresse: Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgien
  • Telefon: +32 (0)498 31 65 07
  • E-Mail: sofie@cocoon.productions

Sommaire

  1. Qui nous sommes
  2. Sur quelle base nous traitons vos données
  3. Les données que nous collectons
  4. Paiements via Squarespace Payments
  5. Avec qui nous travaillons
  6. Cookies, analytics et Google Consent Mode v2
  7. Mesure côté serveur et publicité
  8. E-mails et newsletters
  9. Avis
  10. Données hors de l'EEE
  11. Combien de temps nous gardons vos données
  12. Pas de décisions automatisées
  13. Vos droits
  14. Contact pour vos questions sur la vie privée

1. Qui nous sommes

Cocoon Productions est le nom commercial de Coconne SComm, Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgique, numéro d'entreprise BE 0732.903.888. Ci-après « nous ». Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique.

Nous protégeons vos données personnelles selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la loi belge du 30 juillet 2018 et les règles sur les cookies.

Cette politique explique quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les gardons et comment nous les protégeons, quand vous visitez notre site, achetez dans notre boutique en ligne, travaillez avec nous ou nous contactez.

Si nous créons un site web pour vous, nous traitons les données de vos clients pour votre compte. Ces accords figurent dans le contrat de sous-traitance joint au contrat Webdesign.

2. Sur quelle base nous traitons vos données

Selon l'article 6 du RGPD, chaque traitement a besoin d'une base légale. Nous traitons vos données uniquement sur ces bases :

  • Commandes, devis et missions : nous avons besoin de vos données de facturation, de contact et de livraison pour exécuter une commande ou une mission, comme la formule Webdesign ou l'E-Commerce Conversion Agent (article 6(1)(b) du RGPD).
  • E-mails et newsletters : nous vous envoyons des e-mails de marketing uniquement si vous l'avez accepté de façon explicite (article 6(1)(a) du RGPD). La case d'inscription n'est jamais cochée d'avance.
  • Cookies, analytics et pixels publicitaires : nous les activons uniquement avec votre consentement (article 6(1)(a) du RGPD et les règles sur les cookies). Google Analytics et Google Ads restent bloqués tant que vous ne les acceptez pas dans notre bannière de cookies.
  • Sécurité et prévention de la fraude : nous gardons les journaux du serveur et des données techniques de sécurité pour protéger notre site. C'est notre intérêt légitime (article 6(1)(f) du RGPD).
  • Avis : nous vérifions avec les données de commande qu'un avis vient d'un vrai client. C'est aussi notre intérêt légitime (article 6(1)(f) du RGPD).
  • Audiences publicitaires : nous utilisons vos coordonnées pour des audiences publicitaires uniquement si vous l'avez accepté au préalable (article 6(1)(a) du RGPD).

3. Les données que nous collectons

Nous traitons les données que vous nous donnez vous-même et les données techniques créées quand vous utilisez notre site :

  • Identité et entreprise : prénom, nom, nom de l'entreprise et fonction.
  • Contact : adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse de facturation ou de livraison.
  • Missions et commandes : nos e-mails et messages, les questions de l'entretien préalable, les fichiers du projet et la formule ou le produit que vous avez choisi.
  • Données techniques : Google Analytics et les statistiques web de Squarespace nous montrent comment notre site fonctionne, pour que nous puissions l'améliorer. Ils masquent les adresses IP et regroupent les chiffres. Nous ne pouvons donc reconnaître personne.
  • Paiements : la confirmation de votre paiement et les données liées à votre commande.

4. Paiements via Squarespace Payments

Si vous achetez quelque chose dans notre boutique en ligne, comme l'E-Commerce Conversion Agent, vous payez en toute sécurité via Squarespace Payments.

  • Vos données de carte : Squarespace Payments traite vos données de carte et de paiement dans un environnement conforme aux normes PCI-DSS. Nous ne recevons et ne gardons jamais votre numéro de carte.
  • Votre commande : Squarespace garde votre profil client, votre commande et votre facture sur sa plateforme, selon la politique de confidentialité de Squarespace.

5. Avec qui nous travaillons

Selon l'article 28 du RGPD, nous concluons un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur qui traite des données personnelles pour nous. Ainsi, ils utilisent vos données uniquement selon nos instructions et les gardent en sécurité.

Nos principaux sous-traitants sont :

  • Site web, boutique en ligne et hébergement : Squarespace
  • Paiements : Squarespace Payments et Stripe
  • Analytics, publicité et avis : Google Analytics, Google Ads (Google LLC) et Elfsight
  • Cloud : Google Cloud et les serveurs de Squarespace

6. Cookies, analytics et Google Consent Mode v2

Notre site utilise des cookies techniques, fonctionnels et analytiques. Ainsi, le site fonctionne bien, il retient vos préférences et le paiement reste sûr.

  • Google Consent Mode v2 : Google Analytics et Google Ads sont désactivés par défaut. Ils ne démarrent qu'après votre accord dans notre bannière de cookies.
  • Accepter ou refuser : dans la bannière de cookies, les boutons accepter et refuser ont la même taille sur le premier écran. Si vous refusez les cookies de suivi, la boutique en ligne et le paiement fonctionnent normalement.
  • Modifier votre choix : vous pouvez modifier ou retirer vos préférences de cookies à tout moment, via « Préférences de cookies » en bas de notre site ou dans votre navigateur.

7. Mesure côté serveur et publicité

Si nous envoyons des données depuis notre propre serveur vers un outil de mesure ou de publicité, comme l'API Google Ads, nous le faisons uniquement si vous avez accepté le marketing.

  • Audiences publicitaires : nous chiffrons votre adresse e-mail avant de l'utiliser pour cibler des publicités. Nous le faisons uniquement si vous l'avez accepté au préalable, lors de la commande ou de l'inscription.
  • Formulaires : les formulaires de notre site et de nos campagnes envoient vos données vers l'environnement sécurisé de Squarespace.

8. E-mails et newsletters

  • Double confirmation : si vous vous inscrivez à notre newsletter, vous recevez d'abord un e-mail avec un lien de confirmation. Nous vous envoyons des e-mails de marketing seulement après votre clic sur ce lien.
  • En tant que client : si vous achetez chez nous, nous pouvons vous écrire au sujet de produits similaires et de l'avancement de votre projet. C'est notre intérêt légitime (article 6(1)(f) du RGPD). Vous pouvez le refuser dès votre commande, et chaque e-mail contient un lien pour vous désinscrire en un clic.

9. Avis

Selon la directive (UE) 2019/2161, nous publions uniquement des avis de vrais clients :

  • Nous demandons un avis uniquement aux clients qui ont vraiment acheté quelque chose, une fois leur commande terminée.
  • Un avis lié à un achat vérifié porte la mention « Acheteur vérifié ».
  • Nous vérifions avec les données de commande qu'un avis est authentique, et nous refusons les faux avis.

10. Données hors de l'EEE

Certains de nos sous-traitants, comme Squarespace et Google, traitent aussi des données aux États-Unis. Cela se fait uniquement avec les garanties que le RGPD exige :

  • le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) ;
  • les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
  • le chiffrement pendant l'envoi et le stockage.

11. Combien de temps nous gardons vos données

Nous ne gardons pas vos données plus longtemps que nécessaire :

  • Commandes et factures : 7 ans, parce que les règles belges de comptabilité et de fiscalité l'exigent.
  • Demandes, devis et dossiers de projet : tant que nous travaillons ensemble, puis jusqu'à trois ans après notre dernier contact. Si vous demandez l'effacement plus tôt, nous les effaçons, sauf ce que la loi nous oblige à garder.
  • Marketing et consentements : jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement, ou jusqu'à ce que vous n'ayez ouvert aucun de nos e-mails pendant deux ans.

12. Pas de décisions automatisées

Nous ne prenons jamais de décision à votre sujet qui vient uniquement d'un ordinateur ou d'un outil d'IA, sans qu'une personne la vérifie. Nous ne créons pas non plus de profils de vous qui ont des effets juridiques ou qui vous touchent fortement d'une autre manière.

13. Vos droits

Selon le RGPD, vous avez ces droits :

  • Accès : vous demandez une copie de toutes les données que nous avons sur vous.
  • Rectification : vous faites corriger des données fausses ou incomplètes.
  • Effacement : vous nous demandez d'effacer toutes vos données, sauf ce que la loi nous oblige à garder.
  • Limitation et opposition : vous vous opposez à un traitement basé sur notre intérêt légitime, comme les e-mails aux clients, ou vous nous demandez de limiter un traitement.
  • Portabilité : vous nous demandez de transmettre vos données à une autre organisation.
  • Retrait du consentement : vous retirez à tout moment votre consentement pour les e-mails, les analytics ou les cookies. Le retrait s'applique tout de suite.

Pour exercer un de ces droits, écrivez à sofie@cocoon.productions. Si nous doutons que la demande vient vraiment de vous, nous vous demandons de confirmer votre identité.

Si vous estimez que nous ne traitons pas vos données correctement, vous pouvez porter plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be.

14. Contact pour vos questions sur la vie privée

Pour toute question sur vos données, contactez Sofie Callebaut :

  • Responsable du traitement : Cocoon Productions, nom commercial de Coconne SComm
  • Adresse : Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgique
  • Téléphone : +32 (0)498 31 65 07
  • E-mail : sofie@cocoon.productions

Contents

  1. Who we are
  2. Why we're allowed to process your data
  3. What data we collect
  4. Payments through Squarespace Payments
  5. Who we work with
  6. Cookies, analytics and Google Consent Mode v2
  7. Server-side tracking and ads
  8. Emails and newsletters
  9. Reviews
  10. Data outside the EEA
  11. How long we keep your data
  12. No automated decisions
  13. Your rights
  14. Contact for privacy questions

1. Who we are

Cocoon Productions is the trade name of Coconne CommV, Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgium, company number BE 0732.903.888. Hereafter "we". We're the controller of the personal data in this policy.

We protect your personal data under the General Data Protection Regulation (GDPR), the Belgian Act of 30 July 2018 and the rules on cookies.

This policy explains what data we collect, why, how long we keep it and how we protect it, when you visit our website, buy something in our online shop, work with us or contact us.

If we build a website for you, we process your customers' data on your behalf. Those agreements are in the data processing agreement that comes with the Web design contract.

2. Why we're allowed to process your data

Under Article 6 of the GDPR, every processing needs a legal basis. We only process your data on these grounds:

  • Orders, quotes and projects: we need your billing, contact and delivery details to carry out an order or a project, such as the Web Design package or the E-Commerce Conversion Agent (Article 6(1)(b) GDPR).
  • Emails and newsletters: we only send you marketing emails if you clearly agreed to that (Article 6(1)(a) GDPR). The box to sign up is never ticked in advance.
  • Cookies, analytics and ad pixels: we only turn these on with your consent (Article 6(1)(a) GDPR and the cookie rules). Google Analytics and Google Ads stay blocked until you accept them in our cookie banner.
  • Security and fraud prevention: we keep server logs and technical security data to keep our website safe. That's our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR).
  • Reviews: we use order data to check that a review comes from a real customer. That's also our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR).
  • Ad audiences: we only use your contact details for ad audiences if you agreed to that in advance (Article 6(1)(a) GDPR).

3. What data we collect

We process the data you give us yourself and the technical data that's created when you use our website:

  • Identity and company: first name, last name, company name and job title.
  • Contact: email address, phone number and billing or delivery address.
  • Projects and orders: our emails and messages, intake questions, project files and the package or product you chose.
  • Technical data: Google Analytics and the Squarespace web analytics show us how our website performs, so we can improve it. They mask IP addresses and combine the numbers, so we can't identify anyone personally.
  • Payments: the confirmation of your payment and the details that belong to your order.

4. Payments through Squarespace Payments

If you buy something in our online shop, such as the E-Commerce Conversion Agent, you pay safely through Squarespace Payments.

  • Your card details: Squarespace Payments processes your card and payment details in an environment that meets the PCI-DSS standards. We never receive or store your card number.
  • Your order: Squarespace keeps your customer profile, your order and your invoice on its platform, under the Squarespace privacy policy.

5. Who we work with

Under Article 28 of the GDPR, we sign a data processing agreement with every supplier that processes personal data for us. That way they only use your data on our instructions and keep it safe.

Our main processors are:

  • Website, online shop and hosting: Squarespace
  • Payments: Squarespace Payments and Stripe
  • Analytics, ads and reviews: Google Analytics, Google Ads (Google LLC) and Elfsight
  • Cloud: Google Cloud and the Squarespace servers

6. Cookies, analytics and Google Consent Mode v2

Our website uses technical, functional and analytics cookies. They make the website work properly, remember your preferences and keep payment safe.

  • Google Consent Mode v2: Google Analytics and Google Ads are off by default. They only start after you accept them in our cookie banner.
  • Accept or decline: in the cookie banner, accept and decline are the same size on the first screen. If you decline tracking cookies, the online shop and payment still work as normal.
  • Change your choice: you can change or withdraw your cookie preferences at any time, through "Cookie preferences" at the bottom of our website or in your browser.

7. Server-side tracking and ads

If we send data from our own server to a tracking or ad system, such as the Google Ads API, we only do so if you consented to marketing.

  • Ad audiences: we encrypt your email address before we use it to target ads. We only do this if you agreed to it in advance, when you ordered or signed up.
  • Forms: forms on our website and in our campaigns send your data to the secure Squarespace environment.

8. Emails and newsletters

  • Double opt-in: if you sign up for our newsletter, you first get an email with a confirmation link. We only send you marketing emails after you click it.
  • As a customer: if you buy something from us, we may email you about similar products and about how your project is going. That's our legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR). You can say no to this right away when you order, and every email has a link to unsubscribe in one click.

9. Reviews

Under Directive (EU) 2019/2161, we only show reviews from real customers:

  • We only ask for a review from customers who actually bought something, once their order is complete.
  • A review of a verified purchase shows "Verified buyer".
  • We use order data to check that a review is genuine, and we reject fake reviews.

10. Data outside the EEA

Some of our processors, such as Squarespace and Google, also process data in the United States. That only happens with the safeguards the GDPR requires:

  • the EU-U.S. Data Privacy Framework;
  • the standard contractual clauses of the European Commission;
  • encryption while data is sent and stored.

11. How long we keep your data

We don't keep your data longer than we need to:

  • Orders and invoices: 7 years, because Belgian accounting and tax rules require it.
  • Requests, quotes and project files: as long as we work together, and then up to three years after our last contact. If you ask us to delete them sooner, we delete them, except what the law requires us to keep.
  • Marketing and consents: until you withdraw your consent, or until you haven't opened an email from us for two years.

12. No automated decisions

We never make a decision about you that only a computer or an AI tool makes, without a person checking it. We also don't build profiles of you that have legal effects or affect you strongly in another way.

13. Your rights

Under the GDPR, you have these rights:

  • Access: you ask for a copy of all the data we hold about you.
  • Correction: you have wrong or incomplete data corrected.
  • Deletion: you ask us to delete all your data, except what the law requires us to keep.
  • Restriction and objection: you object to processing based on our legitimate interest, such as emails to customers, or you ask us to restrict processing.
  • Portability: you ask us to pass your data on to another organisation.
  • Withdrawing consent: you withdraw your consent for emails, analytics or cookies at any time. It applies right away.

To use one of these rights, email sofie@cocoon.productions. If we're not sure the request really comes from you, we'll ask you to confirm who you are.

If you think we don't process your data correctly, you can file a complaint with the Data Protection Authority (DPA), Rue de la Presse 35, 1000 Brussels, dataprotectionauthority.be.

14. Contact for privacy questions

For questions about your data, contact Sofie Callebaut:

  • Controller: Cocoon Productions, trade name of Coconne CommV
  • Address: Rue de Nazareth 35, 6830 Bouillon, Belgium
  • Phone: +32 (0)498 31 65 07
  • Email: sofie@cocoon.productions